今から引継ぎの準備を！役職日誌のススメ

2018-06-10

地域社会で生活していると、いろんな組織が目の前を通っていきます。地方になるとより顕著となり、見てみぬふりにできなかったり、快適に生活するにはなんらかお手伝いしていく必要がでてくるものです。

そんな中、長とならずともなんらかの役割（役職）がつくものです。そんな時に私が意識しているのが、「引継ぎ」です。

以前、引継ぎに力いれたら、後任者の方にすごく喜ばれました。人に喜ばれると嬉しいものです。その時の日誌の作成方法を伝授♪

引継ぎって大事じゃねぇ？

２０１６年リオデジャネイロ五輪の４００ｍリレーで日本は銀メダルを獲得しました。個の力ではメダルがとれないものの、４人が上手にバトンを引き継ぐことで銀メダルを獲得した姿は感動しました。このようにバトンを上手に引き継ぐということはとても重要なことははっきりしています。これを各組織でも実行することはとても重要なことではないでしょうか？

引き継ぐものをざっと思い浮かべると、「紙資料」「PCデータ」「必ずやるべき事」「悩んだ内容及び解決方法」「悩みの相談相手」~~まだいっぱいありそうだが、そのうちリライトするｗ~~そんでもって最後に「前任者が何をしてきたか」あたりかなと。

今回は「前任者が何をしてきたか」にスポットを当てました。前任者が何をしてきたかとはつまり「日誌」になります。日誌を作成し引継ぎましょうよということです。

役職日誌のポイントは

前任者から引継ぎを受ける前に日誌準備しスタート
役職に関する事はなんでも追記
日誌にスケジュールも入れる

１．前任者から引継ぎを受ける前に日誌準備スタート

世の中の役職では１年のものが多いですが、引継ぎが重要とわかっていても、役職が終わったころに、さて次の方へ引き継ぐために何やったか思い出そうとしても、人間の記憶力には限度があります。

役職が本格的にスタートする前から、日誌を作りはじめましょう！

なぜなら、役職うける前からやることが意外とあるからです。また、自分がうけた引継ぎの「良かった点」「悪かった点」を気づくことができ、「良かった引継ぎ内容は活かして後任者へ」「悪かった点は自分が改善して後任者へ」受け継ぐこともできます。

私の日誌は次の感じで、クラウド上で管理していってます。クラウド上だったらつまらない人の話のときにせっせとスマフォで入力できるからです。0312とは3月12日の事ですね。0をつけるのは見た目をキレイにするためです。

2018
0404-06　研修。旅費交通費は負担してくれた。
0519　引継ぎ会。紙媒体無し。口頭で思いつくまま伝授された。データ後日受取。
0609　勉強会。役員一同の顔を初めてみた。

注意１）日誌の詳細は、別データで管理。
注意２）この日誌の役職のスタートは「2018年7月1日」でまだスタートする前の日誌も必要。

２．役職に関係する事はなんでも追記

日誌には、会議やイベントなど入れ込むが、些細なこともどんどん入れていく。

例えば、「資料作り」「会議の予定調整」「懇親会の予約」「物の手配」などなど、準備作業や裏方作業も入れておくことで、いつ頃何をしているのかを後任者に把握してもらう事ができる。

次の感じ。

2018
0312　名簿作成のための自分の情報を提出。
04XX　役職を受ける予定で人にいろいろ合うため自前で名刺作成。
0404-06　研修(場所)。旅費交通費は負担してくれた。
0519　引継ぎ会(場所)。紙媒体無し。データ後日受取。
0609　勉強会(場所)。役員一同の顔を初めてみた。

注意１）日誌を随時つけていってもわからない日付がでてきたり、２、３日でやった場合などは「04XX」のように表示している。

３．日誌にスケジュールもいれる

スケジュールといえば、２０１８年のこのご時世、PCとスマフォを同期させたりさまざまなカレンダーをクラウドで管理できますので、クラウドでのスケジュール管理は当然の事です。私もやってます。

それに付け加えて、日誌にもスケジュールを入れるのです。

2018
0312　名簿作成のための自分の情報を提出。
04XX　役職を受ける予定で人にいろいろ合うため自前で名刺作成。
0404-06　研修(場所)。旅費交通費は負担してくれた。
0519　引継ぎ会(場所)。紙媒体無し。データ後日受取。
0609　勉強会(場所)。役員一同の顔を初めてみた。

09XX　Gセミナー準備。シナリオ作成＆スライド作成？。
1013　Gセミナー(場所)。
1110　全体会議(場所)。
2019
02XX　Q総会準備。内容検討＆スライド作成？。
03XX　Q総会(場所)